Instytut Dialogu Międzykulturowego im. Jana Pawła II -

Ojczyzna jest naszą matką ziemską. Polska jest matką szczególną. Niełatwe są jej dzieje, zwłaszcza na przestrzeni ostatnich stuleci. Jest matką, która wiele przecierpiała i wciąż na nowo cierpi. Dlatego też ma prawo do miłości szczególnej.

Jan Paweł II

AKTUALNE

ARCHIWALNE

ZAPYTANIE OFERTOWE nr: FK-271-2/19 z dnia: 9.05.2019 r.

Informacje o ogłoszeniu
Realizacja koncertu pt.: „Niechaj zstąpi Duch Twój. Koncert urodzinowy św. Jana Pawła II” w Sanktuarium św. Jana Pawła II w Krakowie, ul. Totus Tuus 32, 30-610 Kraków, dn. 18.05.2019 r.

ZAMAWIAJĄCY:
Nazwa i adres Zamawiającego:
Instytut Dialogu Międzykulturowego im. Jana Pawła II w Krakowie
ul. Totus Tuus 30
30-610 Kraków
tel.: 12 / 422 03 44 mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
NIP 676-239-55-14

Termin składania ofert
do dnia 15.05.2019 r. do godz. 14.00

Miejsce i sposób składania ofert
1. Oferta powinna zostać przygotowana na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1.
Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać elektronicznie w formie skanu podpisanego przez Wykonawcę, na adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. wraz z pozostałymi załącznikami do niniejszego zapytania.
2. Ostateczny termin składania ofert upływa dnia: 15.05.2019 r. do godz. 14.00
Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim i podpisana przez osobę uprawnioną do
reprezentacji Wykonawcy lub posiadającej odpowiednie pełnomocnictwo.
Oferta powinna zawierać cenę ryczałtową netto i brutto za w/w zakres świadczenia.

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia
Stanisław Proszek
Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia: 12 422 03 44

Kategoria ogłoszenia
Usługi
Podkategoria ogłoszenia
Usługi inne
Miejsce realizacji zamówienia
Województwo: małopolskie
Miejscowość: Kraków
Sanktuarium św. Jana Pawła II

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest obsługa wydarzenia artystycznego, polegająca na organizacji koncertu o charakterze instrumentalno – wokalnym w dniu:
– 18.05.2019 w Kraków – Sanktuarium św. Jana Pawła II w Krakowie w godzinach 20:00 - 21:00 plus ewentualne bisy, w programie m. in.: SOLIŚCI Z GOSPEL RAIN, Pectus, Olga Szomańska, Katarzyna Dereń, Wojtek Klich i 7 osobowy zespół, Darek Malejonek, Marek Piekarczyk.
Koncert będzie transmitowany lub retransmitowany przez TVP1.

Do zadań wykonawcy będzie należeć:
• Zapewnienie oświetlenia koncertu wg ilości określonych poniżej:
Trawersy bramki i słupy TRUSS w ilości 154 mb
Światła w następujących ilościach i rodzajach:
a. 76 szt. RLW 600/800
b. 32 szt. K20/10 B-eye
c. 32 szt. Sharpy/Pointe/Mega Pointe
d. 16 szt. Scenius/VL3500 spot
e. 30 szt. P-5 45 stopni/Ares
f. 38 szt. Mac Quantum profil/QWO800
g. 12 szt. Led Par RGBW
h. 2 szt. Followspot Ivanhoe + interkom lub równoważny
i. 2 szt. Konsoleta MA 2 Full Size lub równoważna
j. 2 szt. MDG atmosferic lub równoważny
Obsługa oświetlenia wraz z osprzętem niezbędnym do realizacji

• Zapewnienie podestów 30 m2 o wysokości30cm - 50 cm obijane wykładziną,

• Zapewnienie scenografii i kwiatów tzn.:
a. Kwiaty białe żywe (cięte i doniczkowe) w kompozycjach bukietowych i stylizowanych - 500 sztuk
b. Kwiaty białe sztuczne w kompozycjach bukietowych i stylizowanych - 1000 sztuk
c. Ozdoby do kwiatów - zielone - 500 sztuk
d. Konstrukcje wielokątne aluminiowe koloryzowane - statywy do kompozycji kwiatowych - wymiary 2x2 m - 3 szt
e. Kubiki plexi matowe mleczne/półprzezroczyste/przezroczyste wielokątne - 10 sztuk
f. Świece wys. 20-100 cm - 50 sztuk
g. Transport scenograficzny - samochód ciężarowy - 2 strony wraz z kierowcą

• Zapewnienie transportu dla produkcji ok. 20 osób w dwie strony,

• Zapewnienie hotelu dla ekipa scenograficznej i oświetleniowej ok. 20 osób

• Rozkładanie krzeseł w kościele ok. 360 szt.,

• Backline wraz obsługą, krzesła ok. 20 osób dla orkiestry, pulpity z lampkami,

• Produkcja koncertu skoordynowanie ekip produkcyjnych, nadzór produkcyjny, koordynacja na linii Organizator a TVP.

Nazwa kodu CPV
79952100-3 Usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych

TERMIN I MIEJSCE WYKONANIA ZAMÓWIENIA:
Przedmiot zamówienia zostanie wykonany dnia:
18.05.2019 r. w Sanktuarium św. Jana Pawła II w Krakowie ul. Totus Tuus 32, 30-610 Kraków, Kościół Górny
Harmonogram realizacji zamówienia:
Próby 17.05.2019 r. od godz. 16.00-20.00 i 18.05.2019 r. od. 8.00-20.00
Występ od godz. 20.00-21.00 dn. 18.05.2019 r.
Demontaż możliwy od godziny 21.20 dn. 18.05.2019 po zakończeniu koncertu, przy czym prace powinny się zakończyć na godzinę przed pierwszą niedzielną mszą świętą.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I PRZESŁANKI WYKLUCZENIA Z POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA:
W postępowaniu mogą brać udział Wykonawcy spełniający następujące warunki:
1. Posiadający niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj.
Doświadczenie wykonawcy: wykonawca realizował w ciągu 3 ostatnich lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie,
minimum 1 usługi polegające na wykonaniu usługi w zakresie organizacji imprez kulturalnych dla minimum : 950 osób i transmitowane na żywo lub retransmitowany przez nadawców telewizyjnych.
2. Dysponują odpowiednim zespołem osób przeznaczonych do wykonania zamówienia.
3. Z postępowania o udzielenie niniejszego zamówienia wyklucza się:
Podmioty powiązane osobowo i kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzaniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
 uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
 posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji,
 pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
 pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa
w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
W przypadku zaistnienia którejkolwiek z ww. okoliczności, Wykonawca zostanie wykluczony
z postępowania, a jego oferta nie będzie brana pod uwagę.

WYKAZ OŚWIADCZEŃ I DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY UBIEGAJĄCY SIĘ O ZAMÓWIENIE
W celu potwierdzenia, spełnienia przez Wykonawców warunków, których opis sposobu spełniania określony został przez Zamawiającego w niniejszym Zaproszeniu, Zamawiający wymaga następujących oświadczeń:
a) Oświadczenia o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania – Załącznik nr 2 do Zaproszenia/Ogłoszenia.
b) Wykaz usług wykonanych w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert,
a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te usługi zostały wykonane, są wykonywane należycie. Dowodami są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie Wykonawcy. Załącznik nr 3 do Zaproszenia/Ogłoszenia.

OCENA OFERTY
Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji
Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryteria:

KRYTERIA OCENY OFERT:
a. Cena oferty brutto – 100 %

Kryterium ceny – 100 %
Oceniana będzie cena brutto w PLN, podana w treści formularza ofertowego.
Oferta o najniższej cenie uzyska 100 punktów, przy założeniu, że 1 pkt = 1% wagi.
Pozostałe oferty uzyskają wartość punktową wyliczoną wg poniższego wzoru:
C=(Cn/Cb)*100%
C - liczba punktów za cenę
Cn - najniższa cena ofertowa
Cb - cena badanej oferty
W - waga = 100%

INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY:
1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi wszystkich Wykonawców, którzy złożyli oferty w niniejszym postępowaniu.
2. Umowa zostanie podpisana z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę.
3. W przypadku, gdy Wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę uchyla się od podpisania umowy, Zamawiający ma prawo wybrać najkorzystniejszą ofertę spośród pozostałych złożonych ofert.
4. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA:
a. Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmodyfikować treść zapytania ofertowego w szczególności ze względu na konieczność usunięcia wad lub niejasności w treści zapytania (w szczególności w odpowiedzi na pytania Wykonawców), dostosowania zapytania do wymagań powszechnie obowiązującego prawa lub innych regulacji wiążących Zamawiającego, oraz o ile okaże się to konieczne do prawidłowej realizacji zamówienia lub przedmiotu zapytania (w szczególności ze względu na należytą jakość wykonania przedmiotu zapytania oraz jego zgodność z celami zamówienia). Informacja o zmianie treści zapytania ofertowego zostanie zamieszczona w miejscach publikacji niniejszego zapytania,
a o zmianie zostaną poinformowani także Wykonawcy, od których Zamawiający otrzymał już oferty, którzy w takim wypadku mogą wycofać swoje oferty poprzez powiadomienie o tym Zamawiającego. W przypadku modyfikacji istotnych treści zapytania termin składania ofert zostanie przedłużony o czas niezbędny na wprowadzenia zmian w ofertach.
b. Unieważnienie postępowania: Zamawiający może unieważnić postępowanie
w przypadku gdy:
1) nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu;
2) cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty;
3) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć;
4) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia.
W przypadku unieważnienia postępowania bez wyboru oferty najkorzystniejszej wykonawcom nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa
w postępowaniu ani kosztów przygotowania oferty.
c. Informacja o unieważnieniu postępowania zostanie zamieszczona w miejscach publikacji niniejszego zapytania www.idmjp2.pl oraz przekazana Wykonawcom, od których Zamawiający otrzymał oferty przed ogłoszeniem unieważnienia postępowania.

WARUNKI ZMIANY UMOWY
Zamawiający przewiduje możliwość dokonania zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, przede wszystkim gdy jest ona korzystna dla Zamawiającego i nie była możliwa do przewidzenia na etapie podpisywania umowy. Dopuszczalne będą zmiany dotyczące w szczególności:
1. Zmiany terminu realizacji przedmiotu zamówienia na żądanie Zamawiającego lub z przyczyn niezależnych lub usprawiedliwionych przez Wykonawcę.
2. Aktualizację danych Wykonawcy i Zamawiającego poprzez: zmianę nazwy Wykonawcy, zmianę adresu siedziby, zmianę formy prawnej itp.
3. Nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu umowy.
4. Zaistnieją okoliczności spowodowane czynnikami zewnętrznymi np. siła wyższa, nieprzewidziane warunki pogodowe oraz inne okoliczności zewnętrzne mogące mieć wpływ na realizację postanowień umowy.
5. Obiektywnych, nie dających się przewidzieć przyczyn niezależnych od Zamawiającego lub Wykonawcy/Oferenta, Warunki dokonania zmian: wszelkie zmiany i uzupełnienia do umowy zawartej z wybranym Wykonawcą muszą być dokonywane w formie pisemnych aneksów do umowy podpisanych przez strony, pod rygorem nieważności. Zmiany te nie mogą zmieniać charakteru umowy.

ZASTOSOWANE ŚRODKI UPUBLICZNIENIA INFORMACJI O ZAMÓWIENIU:
Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie internetowej wnioskodawcy:
1. www.idmjp2.pl

TRYB UDZIELANIA ZAMÓWIENIA:
Niniejsze postępowanie ma na celu doprowadzenie do zawarcia umowy z Wykonawcą wybranym
w formie konkursu ofert, ocenianym zgodnie z kryteriami oceny określonymi w niniejszym zapytaniu ofertowym.

Obowiązki wykonawcy:
W ramach przedmiotu zamówienia do obowiązków Wykonawcy należy w szczególności:
− wykonanie zamówienia zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia,
− wykonanie przedmiotu zamówienia z należytą starannością.

TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ:
Wykonawcy są związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

Termin realizacji umowy
Od daty podpisania umowy z Zamawiającym do 18.05.2019 r.

Załącznik RODO
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
- administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Dialogu Międzykulturowego im. Jana Pawła II w Krakowie, ul. Totus Tuus 30, 30-610 Kraków;
- inspektorem ochrony danych osobowych w Instytucie Dialogu Międzykulturowego im. Jana Pawła II w Krakowie / jest Pani/Magdalena Policha; email:Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., tel: 12 422 03 44
- Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia w ramach koncertu pt.: „Niechaj zstąpi Duch Twój. Koncert urodzinowy św. Jana Pawła II”.
- odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o ustawę z dn. dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz. U. z 2016 r., poz. 1764 z późn. zm.)
- Pani/Pana dane osobowe zgodnie z JRWA obowiązującym z Instytucie Dialogu Międzykulturowego im. Jana Pawła II w Krakowie będą przechowywane, przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a w odniesieniu do danych zawartych w umowie, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy i 10 lat po zakończeniu jej obowiązywania;
- obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp lub w ustawie o Finansach Publicznych, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego;
- w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
- posiada Pani/Pan:
− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych **;
− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
- nie przysługuje Pani/Panu:
− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.